ईओआई और आरएफपी के बीच का अंतर

किसी संगठन द्वारा किए गए कई फैसले की खरीद के प्रभाव हैं जो एक निश्चित निर्णय लेने की समग्र लागत को नाटकीय रूप से प्रभावित कर सकते हैं। प्रोक्योरमेंट में एक विक्रेता का चयन, भुगतान की शर्तों, रणनीतिक परीक्षण, अनुबंध वार्ता, और क्रय सेवाओं और सामान की तरह प्रक्रियाएं शामिल होती हैं। यह सभी सेवाओं और वस्तुओं की खरीद या प्राप्त करने से संबंधित है जो किसी संगठन के लिए महत्वपूर्ण हैं।

निजी क्षेत्र में, खरीद की प्रक्रिया को सामरिक स्तर के कार्य माना जाता है जो किसी व्यवसाय की लाभप्रदता में सुधार लाने में सहायता करता है। यह न केवल प्रक्रियाओं को कारगर बनाने और कच्चे माल की समग्र कीमत में कमी करता है, बल्कि यह संगठनों को आपूर्ति के सर्वोत्तम स्रोतों की पहचान करने की अनुमति भी देता है। सब कुछ, यह एक चिकनी चलाने के नीचे की रेखा को सुनिश्चित करने में सहायक है

सार्वजनिक क्षेत्र में, उच्च स्तरीय अधिकारी नीचे रेखा को कम करने के लिए जिम्मेदार हैं केवल कुछ कर्मचारी खरीद प्रक्रिया का प्रबंधन करते हैं, जिससे इस क्षेत्र में भ्रष्टाचार की संभावना बढ़ जाती है। यही कारण है कि व्यवसाय की कुल उत्पादन में वृद्धि करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों को अपनी दक्षता बढ़ाने और उनकी सेवा की गुणवत्ता में सुधार के लिए प्रशिक्षित किया जा सकता है, जिसके परिणामस्वरूप, आउटपुट में सुधार किया जा सकता है।

समय बीतने के साथ, कई पदों को निविदा परामर्श, प्रस्ताव और बड़े प्रबंधन के साथ पेश किया गया है, जिसमें खरीद के साथ संबद्ध कई संक्षिप्ताक्षर शामिल हैं। बहुत से व्यवसाय इन शर्तों से अवगत नहीं हैं, लेकिन एक उद्यमी या छोटे व्यवसाय के स्वामी होने पर, यदि आप खरीदार की खरीदी की तत्परता को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना चाहते हैं, तो उनके उद्देश्यों को जानना महत्वपूर्ण है। उदाहरणों में आरएफआई (सूचना के लिए अनुरोध), ईओआई (रुचि का अभिव्यक्ति), आरएफपी (प्रस्ताव के लिए अनुरोध), आरएफटी (निविदा के लिए अनुरोध), और आरएफक्यू (कोटेशन के लिए अनुरोध) शामिल हैं। इन शर्तों में से हर एक खरीद समारोह में एक विशेष प्रयोजन रखता है।

खरीद प्रक्रिया में ईओआई और आरएफपी सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला शब्द हैं, और पूरी प्रक्रिया को व्यवस्थित करने में उनमें से प्रत्येक की विशिष्ट भूमिका है। प्रक्रियाओं को निष्पादित करते समय कई व्यक्ति इन शर्तों को भ्रमित करते हैं इन्हें कैसे अलग करना है, इसका बेहतर विचार प्राप्त करने के लिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि इन शर्तों का क्या अर्थ है।

ईओआई (ब्याज की अभिव्यक्ति)

ब्याज की अभिव्यक्ति (ईओआई), जिसे ब्याज पंजीकरण (आरओआई) के रूप में भी जाना जाता है, के लिए अनुरोध के लिए अनुरोध (आरएफआई) के समान कार्य है। इसे खरीद के प्रारंभिक चरणों में एक स्क्रीनिंग प्रक्रिया के रूप में प्रयोग किया जाता है ताकि निविदा या आरएफटी (खरीद समारोह में एक बाद का चरण) के लिए एक औपचारिक और अधिक विशिष्ट अनुरोध तैयार किया जा सके। जब कोई कंपनी एक ईओआई जारी करती है, तो उसे आरएफटी में जाने से पहले अधिक जानकारी देने या खरीदने के लिए बाजार की क्षमता का अनुमान लगाने की आवश्यकता होती है।ईओआई के माध्यम से एक ठेकेदार नियुक्त करने की संभावना नहीं है। ऐसा करने के लिए, एक प्रक्रिया को तब तक प्रगति की जानी चाहिए जब तक कि आरएफटी तक नहीं पहुंच जाए।

ईओआई एक प्रकार का खुला निविदा है जो किसी भी कंपनी को आगे आने में सक्षम बनाता है। यह एक कठिन प्रतिस्पर्धा को जन्म देता है और नए और संभावित आपूर्तिकर्ताओं को अपने काम को सुरक्षित करने की अनुमति देने के लाभ प्रदान करता है। हालांकि, निर्माण अनुबंधों में, आपूर्तिकर्ताओं को आकर्षित करने के लिए काफी हद तक आलोचना की जाती है जो अनुबंध के लिए उपयुक्त नहीं हैं, जो समय, पैसा और प्रयास की बर्बादी होती है।

जो एक ईओआई के अनुरोध करता है, उसमें अनुबंध करने वाले शरीर का विवरण, अनुबंध का विवरण (जैसे बजट और पैमाने), अनुबंध प्रकार, खरीद मार्ग, नियम और शर्तें, प्रस्तुत पता और समय सीमा, और अन्य विवरण (जिसमें संपर्क जानकारी, संगठन का विवरण, तकनीकी क्षमता और संबंधित अनुभव, कर्मचारियों की उपलब्धता और उनके अनुभव आदि)

आरएफपी (प्रस्ताव के लिए अनुरोध)

दूसरी ओर, आरएफपी, जिसे प्रस्ताव के लिए अनुरोध के रूप में भी जाना जाता है (आरएफओ), एक दस्तावेज है जिसे आसानी से संशोधित किया जा सकता है। इसका ज्यादातर उपयोग तब होता है जब खरीदार अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए समाधान-आधारित उत्तर की तलाश कर रहा है और उन मामलों में जहां अन्य कारक (मूल्य को छोड़कर) प्रत्येक प्रस्ताव के मूल्यांकन के लिए केंद्रीय हैं यह उन स्थितियों में भी उपयोग किया जाता है जहां कोई स्पष्ट समाधान या विनिर्देश उपलब्ध नहीं हैं, और क्रय विभाग कई नवाचारों और विकल्पों की तलाश कर रहा है। ये उपकरण आरएफटी से अधिक लचीले होते हैं (जो आमतौर पर अच्छी तरह से परिभाषित समाधान या विनिर्देश हैं) आरएफपी मुख्य रूप से पेशेवर सेवाओं में उपयोग किया जाता है जहां समाधान को आसानी से परिभाषित नहीं किया जा सकता है।

एक आरएफपी में संगठन की पृष्ठभूमि की जानकारी और उसके कारोबार की रेखा शामिल है। इस अनुरोध में ऐसे विनिर्देश शामिल होते हैं जो समाधान की व्याख्या करते हैं जो संगठन मांग रहा है। इसके अलावा, इसमें प्रस्तावों के मूल्यांकन के मानदंड भी शामिल हैं, जो काम का एक बयान है जो बोली लगाने वाले द्वारा किए जाने वाले कार्य का वर्णन करता है, जो अनुबंध को जीतता है और परियोजना को समाप्त करने के लिए समय सीमा।

एक आरएफपी आम तौर पर किसी प्रोजेक्ट की जटिल प्रकृति के कारण बनाया जाता है। कई आपूर्तिकर्ताओं से एक अच्छी तरह से एकीकृत समाधान की तलाश करते समय कंपनियों को विभिन्न बोलीदाताओं से फायदा हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी अपने व्यवसाय को कागज आधारित परिवेश से कंप्यूटर आधारित परिवेश तक स्विच करने की योजना बना रही है, तो यह व्यवसाय में नई प्रणालियों को स्थापित करने और एकीकृत करने के लिए आवश्यक प्रशिक्षण के अलावा सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर के लिए एक प्रस्ताव का अनुरोध कर सकता है ।

सार्वजनिक क्षेत्र में, एक समाधान एक समाधान की लागत को कम करने के लिए एक खुली प्रतियोगिता बनाने के लिए संस्थाएं आरएफपी जारी कर सकती हैं हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि विनिर्देशों के सबसे करीब आरएफपी जरूरी नहीं कि सबसे कम कीमत के साथ हो। प्रस्ताव स्वीकार करते समय, कंपनियों को यह सुनिश्चित करने के लिए लागत लाभ विश्लेषण करना चाहिए कि लागत का लाभ नहीं है-लाभ का वजन।

मतभेद

ईओआई और आरएफपी के बीच कुछ मतभेद निम्न हैं:

• प्रोक्योरमेंट के विभिन्न स्तर

ईओआई अक्सर खरीद के प्रारंभिक स्तर पर कार्यान्वित किया जाता है।यह उन मामलों में जारी किया जा सकता है जहां खरीदार औद्योगिक इनपुट के लिए स्लॉटिंग कर रहा है ताकि आखिर में बाद के चरणों में बाजार में आने वाली आवश्यकताओं को पूरा किया जा सके। जैसा कि पहले से ही चर्चा की गई है, आरएफपी आम तौर पर अगले कदम है; जिसमें खरीदार उत्पाद या सेवाओं के वितरण के लिए समाधान-आधारित दृष्टिकोण चाहता है।

• ईओआई और आरएफपी के चरणों

ईओआई में आम तौर पर कई चरणों होते हैं इसका चयन भावी विक्रेताओं या आपूर्तिकर्ताओं को नामांकित करने वाले निविदाकर्ताओं से व्यापक बोलियों की मांग करने से पहले किया जाता है। इसके विपरीत, आरएफपी के पास एक ही चरण हो सकता है या इसके कई चरणों हो सकते हैं।

• जब ईओआई और आरएफपी इस्तेमाल किया जाता है?

ईओआई का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां आवश्यक जानकारी (निविदाकारों से) विशिष्ट होती है, लेकिन कोई ज़रूरत नहीं है कि क्या आपूर्तिकर्ता आवश्यकताओं और आवश्यकताओं के अनुसार सेवाएं प्रदान करने में सक्षम होंगे। इसके अलावा, ईओआई के मामलों में, खरीदारों को विस्तृत अनुरोध लिखने के लिए पर्याप्त जानकारी नहीं है दूसरी ओर, एक आरएफपी उन मामलों में उपयोग किया जाता है जहां आवश्यकता ठीक से परिभाषित की जाती है, लेकिन एक कंपनी एक लचीला या अभिनव समाधान की तलाश कर रही है। दूसरे शब्दों में, एक खरीदार आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए समाधान-उन्मुख प्रस्तुतियाँ देखता है

सूचना के व्यवस्थित प्रवाह के माध्यम से प्रभावी निर्णय लेने के लिए खरीद प्रक्रियाओं के विभिन्न स्तरों के बारे में जागरूक होना बहुत जरूरी है। इन शर्तों की स्पष्ट समझ हो रही है और इस प्रक्रिया में उनका उपयोग क्यों किया जाता है, जिससे कंपनी अपनी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित बनाने और पूरे प्रापण समारोह में गहरी अंतर्दृष्टि प्राप्त करने में सक्षम बनाती है।